Correspondentie Knoppenbalk
Bij Cursus => Inschrijving vindt u in de knoppenbalk ook de correspondentie-icoontjes.
Iconen
Samenvoegen
Samenvoegen
Het eerste icoontje is ‘Samenvoegen’ [
]. Klik hierop om Stap 1 van de wizard ‘Wat wilt u gaan maken?’ te openen. Selecteer wat u wilt maken bij ‘Type document’.
Zorg ervoor dat het vinkje bij ‘Resultaat archiveren’ is aangezet, zodat u altijd uw correspondentie kunt terugvinden indien nodig.
U zou de correspondentie moeten kunnen terugvinden in een map op uw computer, bijvoorbeeld onder Carta (naam van uw bedrijf) > Documenten > Carta.
In deze omschrijving ziet u de stappen over Brief of e-mail.
Klik op ‘Volgende’
Stap 2 Welke gegevens wilt u uitvoeren?
In deze wizard kunt u opnieuw uit verschillende opties kiezen, maar demonstreren we de bovenste optie.
Klik op ‘Volgende’
Stap 3 Maak uw selectie: Carta heeft automatisch de ingeschreven cursisten voor deze cursus geselecteerd. U kunt dat handmatig aanpassen d.m.v. de onderste knoppen ‘Selecteer alle’ of ‘Selecteer geen’ te gebruiken.
Klik op ‘Volgende’
Stap 4 Hoe wilt u de gegevens gebruiken?
Ter info: In het lijstje met namen bij stap 3, ziet u verschillende namen in een andere kleur staan. Deze kleuren staan voor bepaalde handelingen die (nog niet) uitgevoerd zijn voor de cursist.
De legenda kunt u terugvinden door te klikken met de rechtermuisknop in het vakje met de cursisten. Dan zult u ‘Toon legenda’ zien staan. Wanneer u daarop klikt verschijnt de uitleg van de legenda.
Carta heeft deze opties standaard ingevuld, maar wederom kunt u zelf kiezen welke u gebruiken wilt.
Het selectievakje bij ‘Splitsen’ kunt u naar wens aan- of uitvinken. Het is handig om het aan te vinken wanneer u bijvoorbeeld een algemene e-mail naar cursisten of docenten van dezelfde cursus stuurt. Zet het uit als u een certificaat wilt maken, zodat niet alle cursisten elkaars certificaat ontvangen.
Bij stap 4 kunt u in het uitklapmenu bij Document kiezen welk type document u wilt versturen, zoals ‘Brief – Bevestiging cursus’ of ‘Brief – Studiemateriaal’. Door op het icoontje [
] naast het menu te klikken, kunt u een kopie van het sjabloon bewerken. De aangepaste sjabloon wordt dan gebruikt voor de samenvoegactie. Als alles naar wens is ingesteld, klikt u op ‘Voltooien’. Carta genereert nu voorbeeldbrieven in pdf-formaat.
Bij stap 4 kunt u er ook voor kiezen om een persoonlijke e-mail te versturen. Vul ‘Onderwerp’ en ‘Afzender’ in zoals nodig. Eventuele bijlagen kunt u toevoegen met de knop ‘Toevoegen’. Klik op het pijltje naast ‘Extra bijlagen’ om twee extra velden te openen, zoals in het onderstaande voorbeeld.
Open het ‘Veld met e-mailadres’ d.m.v. het uitklapvenster en selecteer de juiste verzendvorm, en klik op ‘Voltooien’
Etiket
Etiket
Het tweede correspondentie icoon is ‘Etiket’ []
Wanneer u hierop klikt opent onderstaand voorbeeld.
Bij het afdrukken van een etiket hoeft u het bestand niet te splitsen.
Klik op ‘OK’
De etiketten van de geselecteerde personen worden omgezet in een pdf- of een Word-bestand als u dat hebt gekozen. Vervolgens kunt u de etiketten verwerken zoals u gewend bent. U kunt bijvoorbeeld de naam, het adres en het bedrijf van de cursist op een etiket laten zetten.
Badge
Badge
Badge is het derde icoon []
Hier staat ‘Splitsen’ niet aangevinkt.
Bij een badge gaat het er alleen om dat de naam (eventueel voor- en achternaam, of initialen en achternaam) afgedrukt wordt zodat de cursusleider weet wie wie is.
Klik op ‘OK’
Bovenstaande afbeelding is een voorbeeld zoals een badge eruit kan zien.
In de onderste afbeelding staat Splitsen wel aangevinkt.
In dat geval, als u op OK geklikt heeft, ziet u af en toe het logo van Carta flitsen om daarna het scherm ‘Samenvoegen (gesplitst)’ te tonen. Carta vertelt u dan in welke map u de badges terug kunt vinden.
Klik op OK
Presentie
Presentie
Het vierde icoon [] is Presentie
Bij Presentie ziet u de lijst van alle deelnemers aan de cursus. Degene welke aangevinkt staan, zijn de cursisten die deelnemen aan deze cursus. U kunt naar gelang ook de andere kandidaten, > Docent, Medewerker, Acteur< aanvinken.
U kunt vervolgens kiezen om het bestand in Word of in PDF te zetten, zet een vinkje bij wat u wenst.
Klik dan op ‘OK’.
Certificaat
Certificaat
Het vijfde icoon is Certificaat []. Wanneer u op deze knop klikt opent onderstaand scherm.
Bij dit item is het wel handig als u het vinkje aan vinkt bij ‘Splitsen’, aangezien het om een certificaat gaat en die wilt u persoonlijk aanreiken of toesturen aan de desbetreffende cursist, zonder dat de cursist(en) alle certificaten van alle kandidaten uitgereikt krijgt.
Klik op ‘OK’.
Af en toe zult u het logo van Carta opflitsen om daarna bovenstaand scherm te zien. Carta vertelt u in welke map u de certificaten terug kunt vinden.
Klik op ‘OK’.
Bevestiging
Bevestiging
Het zesde icoon is ‘Bevestiging'[] Als u daarop klikt krijgt u het desbetreffende scherm te zien.
In dit scherm staat automatisch ‘Persoonlijke e-mail versturen’ aangevinkt, en kunt u de kandidaten in de lijst selecteren die u een bevestiging wilt sturen.
Klik op ‘OK’
In de bevestiging e-mail kunt u de aanmelding bevestigen van de cursist voor de cursus, plaats, datum en tijd van aanvang van de cursus, en wie de docent zal zijn.
Klik op ‘Verstuur’.
Plaatsing
Plaatsing
Het zevende icoon is Plaatsing []
Bij Plaatsing staat ‘Persoonlijke e-mail versturen’ automatisch aangevinkt, en hier kunt u de kandidaten in de lijst selecteren naar wie u een e-mail wilt sturen die over de plaatsing van de cursus gaat.
Klik op ‘OK’
Als u de voorvertoning nagekeken heeft of alles klopt, kunt u de e-mails versturen d.m.v. de Verstuur knop.
Materiaal
Materiaal
Het achtste icoon gaat over ‘Materiaal'[] Klik op het icoontje om de lijst met cursisten te openen.
Selecteer hier de cursisten die een document toegestuurd moeten krijgen over het studiemateriaal wat ze nodig hebben voor deze cursus.
Deze wordt over de post verzonden, dus niet via e-mail.
Klik op ‘OK’
In het voorbeeld hierboven staat o.a. aangegeven wat de cursist bij aanvang van de (eerste) cursusdag ontvangt en wat de cursist bij deze brief ontvangt.
Offerte
Offerte
Het negende icoon betreft ‘Offerte’ []
Carta heeft voor u alvast alle kandidaten aangevinkt, in bovenstaande image is op 1 na iedereen uit gevinkt. U kunt dat naar gelang zelf veranderen.
Klik op ‘OK
De voorvertoning van deze e-mail is langer dan de afbeelding laat zien in Carta, maar er is een scrollbalk aan de zijkant zodat u alle tekst zult kunnen lezen.
Klik op ‘Verstuur’ wanneer de tekst klopt.
E-mail
Het laatste correspondentie icoon betreft ‘E-mail’ [] Wanneer u daarop klikt ziet u het scherm ‘Selecteer onderwerp en deelnemers’.
Selecteer het onderwerp, selecteer de deelnemers waarvan u wilt dat zij deze e-mail ontvangen en klik op ‘OK’.
Als u Outlook geïnstalleerd heeft, dan opent dat programma vanzelf om de e-mail te versturen. Alle kandidaten die u aangevinkt heeft, worden automatisch in de regel BCC gezet.
Wanneer u de tekst geschreven heeft, kunt u op ‘Verzenden’ klikken en wordt de e-mail verstuurd.
